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Un modelo de colaboración basado en la privacidad con Office 365

Mi apodo en las redes es Coding Bugs y llevo más de 15 años trabajando como desarrollador y arquitecto de software. En mi dashboard encontrarás artículos con nformación sobre lenguajes de programación, técnicas de programación y otros conceptos que te ayudarán a mejorar.

Los modelos de colaboración permiten que las personas realicen tareas diferentes para conseguir un objetivo común. En el caso de las herramientas disponibles en Office 365, los modelos de colaboración digitales establecen cómo los empleados y trabajadores deberán realizar sus tareas para un conseguir un determinado objetivo empresarial: conseguir vender un número determinado de unidades de un producto, la formación de un departamento concreto en el uso de una herramienta, la ejecución de la presentación de los resultados de la compañía, etc.

En este artículo muestro un modelo de colaboración basado en la privacidad de los contenidos que se trabajan. Desde un punto de vista privado, donde un conjunto pequeño y concreto de empleados trabajan de manera conjunta y los contenidos no son visible para el resto de compañeros, hasta una forma en la que todos los trabajadores pueden consumir cualquier tipo de información y enriquecerla con más contenidos.

Reunión virtual por Chris Montgomery en Unsplash

El sentido de la privacidad se establece en base a quién puede acceder a la información y los documentos y quien no. Por ejemplo, los resultados económicos de una compañía se trabajan de manera privada dentro del ámbito, posiblemente, del departamento financiero. Los empleados de este departamento serán los únicos que podrán acceder al documento y realizar modificaciones. Sin embargo, en el momento que el responsable del departamento determina que ese documento está finalizado, se procede con su publicación a los empleados de la compañía. La privacidad del documento ha cambiado y su consumo deja de ser tan restrictivo como era anteriormente. En el caso que el documento se exponga para que cualquier persona pueda consultarlo, la privacidad vuelve a cambiar y pasa a no tener ningún tipo de privacidad.

Con esta definición de privacidad determinamos 4 ámbitos de privacidad en el mundo laboral:

  • Personal: la información a gestionar pertenece, de forma exclusiva, al empleado,
  • Equipo: la información a manejar pertenece a los miembros del equipo. Su consumo sólo puede realizarse por los miembros del equipo al igual que la generación de nueva información o documentación. El resto de empleados de la empresa no tendrá conocimiento alguno sobre la existencia del equipo ni la información que maneja,
  • Portal: la información a manejar pertenece, de forma exclusiva, a los miembros del portal. El consumo de la información es realizado por cualquier empleado de la compañía. Sin embargo, la generación de nueva información es competencia de los miembros del portal. Los empleados de la compañía podrá buscar y consumir información existente en cualquier portal,
  • Empresa: la información a manejar pertenece a todos los empleados. El consumo de la información y la generación de nueva información puede ser realizada por cualquier empleado.

Office 365 es el conjunto de herramientas y servicios en la nube que Microsoft pone a disposición de las empresas para gestionar las tareas de la compañía. En concreto, para la gestión documental y la colaboración entre empleados tenemos Microsoft Teams, SharePoint Online, Yammer, y OneDrive for Business. Las características de cada una de estas herramientas las hacen ideales para cubrir los aspectos relativos a los ámbitos de privacidad anteriores.

Ámbito de seguridad Personal

Tal y como hemos indicado anteriormente, este ámbito de seguridad es el más restrictivo de todos. Siguiendo su definición debemos dotar a cada uno de los empleados de un espacio seguro en el que poder gestionar los documentos en los que trabajan y que sólo tienen acceso ellos mismos.

La herramienta más adecuada es OneDrive for Business. Gracias a esta, cada empleado dispone de un espacio privado en la nube donde almacenar y trabajar con documentación propia. Puede considerarse como una carpeta local aunque con muchas más funcionalidades para abordar en otro artículo.

Ejemplo de OneDrive for Business con personalizaciones aplicadas

Ámbito de seguridad Equipo

Este ámbito sería el siguiente con una restricción inferior al anterior. En cuanto a su definición, podemos considerar que es una ampliación del Personal pero para varios empleados, es decir, dotar de un espacio seguro a un conjunto de empleados en el que poder gestionar los documentos en los que trabajan.

La herramienta más adecuada es Microsoft Teams. En la creación de un equipo en Microsoft Teams se genera un espacio compartido por los miembros del equipo en el que sólo podrán trabajar ellos mismos. Puede considerarse como una carpeta de red compartida específicamente para un grupo de empleados. Sin embargo, este espacio tiene muchas más funcionalidades para ayudar a los miembros del equipo a comunicarse. Un ejemplo de ello es la capacidad de tener un chat persistente en el que poder transmitir información entre los miembros.

Microsoft Teams con la visión de varios equipos y la conversación del canal

Algunos ejemplos de espacios con ámbito de seguridad de Equipo son: espacios para proyectos, grupos de trabajo, espacios departamentales, espacios para formación, etc.

Ámbito de seguridad Portal

Este ámbito es una ampliación del anterior porque permite exponer información del equipo para el resto de empleados de la compañía. Es decir, dividimos el espacio de trabajo en dos partes: una privada en la que los miembros del equipo trabajarán de forma segura sin que nadie externo al equipo sea consciente de la información contenida; una parte pública donde cualquier empleado podrá consumir la información que el equipo desee publicar.

Para este cometido, SharePoint Online es la herramienta más adecuada. Debido a su naturaleza para la gestión de contenidos documentales y contenidos web, es ideal para publicar contenidos y exponerlos mediante componentes web existentes configurados en sus páginas. Estos elementos los consideramos como la parte pública pero, para la parte privada, también podemos crear y configurar sus elementos para que los miembros del equipo sean los únicos en acceder y colaborar.

Destacar que Microsoft Teams tiene un sitio de SharePoint Online para gestionar su contenido documental.

Ejemplo de un sitio de comunicación de SharePoint Online
Algunos ejemplos de espacios con ámbito de seguridad de Portal son: espacios departamentales o de áreas, espacios para formación general, espacios de recursos humanos, espacios de conocimiento empresarial, etc.

Ámbito de seguridad Empresa

Por último, este ámbito de seguridad es el menos restrictivo. Los contenidos existentes están creados por cualquier empleado de la organización y permite ser ampliado con mayor información como pueden ser comentarios, discusiones, preguntas, etc.

Yammer es la herramienta cuyas características son las apropiadas para cumplir con la definición anterior. En Yammer pueden crearse comunidades abiertas donde cualquier empleado podrá suscribirse y recibir notificaciones de contenidos nuevos publicados. O, simplemente, puede buscar por cualquier contenido relevante y encontrar comunidades, conversaciones, discusiones o preguntas relacionadas. En el caso de querer añadir más información o preguntar por algo en concreto, podrá hacerlo sin necesidad de pertenecer a la comunidad en cuestión.

Un ejemplo de visualización de comunidades de Yammer

Algunos ejemplos de espacios con ámbito de seguridad de Empresa son: comunidades de conocimiento, comunidades de formación, comunidades de preguntas frecuentes, comunidades de bienvenida, etc.

Para finalizar

El ejercicio realizado en este artículo establece unas reglas de uso de las herramientas de Office 365 basadas en la privacidad de la información y quién la gestiona. Podemos realizar otro tipo de clasificaciones basadas en otras premisas e, incluso, sugerir otras herramientas para los ámbitos de seguridad aquí definidos. Sin embargo, bajo mi punto de vista, esta es una buena clasificación y un punto de partida para modelos más complejos.

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Créditos

La imagen de cabecera procede de Unsplash y es cortesía de Kaleidico

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