Conhecendo a técnica Pomodoro

Neste artigo vou contar um pouco sobre as origens da técnica Pomodoro e explicar suas principais características. Embora não seja viável abordar tudo sobre esta prática em um único texto, vou entrar em mais detalhes do que a maioria dos artigos que encontrei sobre este assunto. Então ao finalizar esta leitura, você deve conhecer o básico sobre esta técnica e ser capaz de iniciar a sua prática de forma um pouco simplificada mas já bastante eficiente. Pretendo complementar este assunto com alguns outros artigos no futuro, explorando outras partes mais avançadas.

As origens da técnica

Em 1987, Francesco Cirillo estava em uma viagem de férias com a família e tinha uma tarefa clara para resolver: precisava terminar de ler um capítulo de um livro de sociologia para uma prova na universidade. Para ele, esta era uma atividade um pouco assustadora e várias coisas passavam pela sua cabeça. “Nunca seria capaz! Não consigo me focar! Talvez eu devesse adiar o exame! Talvez eu devesse parar de estudar e ir fazer outra coisa...”

Foi quando ele teve uma ideia: pegou um cronômetro de cozinha no formato de um Pomodoro (tomate em italiano) e o colocou para despertar em dois minutos. Decidiu que, durante aqueles minutos, iria se concentrar em ler aquele capítulo. E assim o fez. Quando ouviu o alarme despertando, sentiu uma sensação de alívio e percebeu que seria capaz de fazer aquilo. Na verdade mal podia esperar pelo próximo Pomodoro!

Fonte de distrações

Fracesco separa as fontes de distrações em dois grupos: interrupções internas e externas.

As internas são criadas por nós mesmos, em nossas mentes. Aquela repentina vontade de acessar o e-mail, ver as redes sociais ou apenas limpar a mesa. Se você sofre com procrastinação como eu, deve se identificar bastante com esse tipo de situação.

Já as distrações externas são, por exemplo, notificações de Apps no celular ou computador, pessoas que nos interrompem pedindo alguma ajuda, etc. Ou seja, qualquer situação em que a origem não esteja em nós mesmos.

Um dos principais objetivos da técnica Pomodoro é fazer com que a gente observe essas interrupções (o seu tipo, frequência, etc) e nos ajude a decidir conscientemente como lidar com elas. Especialmente as que não são urgentes e que podem esperar alguns minutos.

Como aplicar

Embora o autor tenha se esforçado para que esta técnica seja o mais simples e menos intrusiva possível, ela contempla muito mais do que a maioria dos tutoriais costumam apresentar. Neste artigo optei por seguir um meio termo. Vou expor a técnica de forma simplificada, para que você consiga dar os primeiros passos. Mas tenha em mente que existem outras coisas que você poderá agregar depois (e que pretendo abordar em artigos futuros) caso queira tirar o máximo proveito desta técnica.

Para controlar suas atividades, você precisará criar 2 documentos: o Inventário de Atividades e o Tarefas do Dia.

Criando um Inventário de Atividades

Antes de mais nada, você deve ter um Inventário de Atividades. Este documento pode ser em formato digital ou papel. Recomendo utilizar uma folha de papel, para que tenha mais liberdade para adaptar como quiser.

Seu formato será muito simples. Basta desenhar uma tabela contendo as seguintes colunas:

• Prazo final: data e hora que a atividade precisa ser finalizada. Caso não tenha um prazo predeterminado, você pode deixá-lo em branco.
• Descrição: uma breve descrição (poucas palavras) do que é a atividade. Exemplo: “Escrever artigo Conhecendo a técnica Pomodoro (máximo de 10 páginas)”.

Este documento deve ser mantido atualizado e é a partir dele que vamos escolher nossas Tarefas do Dia. Mantenha-o por perto pois podem aparecer novas atividades que precisem ser adicionadas.

Passos básicos

A técnica Pomodoro consiste em “quebrar” o seu tempo de trabalho/estudos em pequenas etapas de 25 minutos que devem ser cronometradas. Ao terminar este tempo você deve parar imediatamente e descansar durante um intervalo curto (entre 3 e 5 minutos) para então repetir um novo período de concentração de mais 25 minutos. Depois de 4 Pomodoros, o intervalo de descanso deve ser maior (uma pausa longa, entre 15 e 30 minutos).

A quantidade de Pomodoros que irá realizar durante o dia, assim como o tempo de concentração, pausa curta e pausa longa, podem ser adaptados para sua realidade. Mas o recomendado é que você comece seguindo os valores indicados.

E nem todo Pomodoro é igual. Existem 5 tipos: de Planejamento, Rastreamento, Gravação, Processamento e Visualização. Neste artigo falarei apenas sobre os 3 primeiros.

Primeiro Pomodoro do dia (Tarefas do Dia)

O seu dia deve começar com um Pomodoro de Planejamento, onde irá criar a sua lista de Tarefas do Dia. Em uma folha de papel você irá criar uma tabela com duas colunas:

• Descrição: uma breve descrição (poucas palavras) do que é a atividade.
• Estimativa inicial: quantidade estimada de Pomodoros para realizar a atividade. Este valor deve ser representada por pequenos quadrados.

Durante estes primeiros 25 minutos, você vai escrever a data atual na parte de cima de uma folha com a estrutura citada acima e escolher do seu Inventário de Atividades uma lista de tarefas que deseja realizar ao longo do dia. Ela deve estar em ordem decrescente de prioridade (mais prioritárias em cima).

Na parte inferior da folha você deve criar uma seção com o título “Atividades Não Planejadas & Urgentes”. Vou explicar sobre esta seção mais adiante.

Depois de finalizar este primeiro Pomodoro, você deve fazer uma pausa curta (entre 3 e 5 minutos) e começar o seu primeiro Pomodoro de Rastreamento do dia. Não esqueça de também cronometrar a sua pausa. Escolha um intervalo entre 3 e 5 minutos, coloque-o em seu cronômetro e comece o segundo Pomodoro apenas quando a pausa terminar.

Pomodoros de Rastreamento e pausas para descanso

Ao longo do dia você irá realizar vários Pomodoros de Rastreamento e as pausas obrigatórias. Como você já tem uma lista priorizada de todas as tarefas que pretende realizar, basta pegar a primeira delas para começar seu segundo Pomodoro do dia. Lembre-se que a tarefa deve ter sido previamente estimada.

Você vai trabalhar por 25 minutos nesta atividade. Quando o cronômetro tocar, deve parar imediatamente e fazer um x em um dos quadrados na coluna de estimativa da respectiva atividade em seu documento Tarefas do Dia e então fazer uma pausa curta. Repita este processo por 4 Pomodoros e faça uma pausa um pouco mais longa.

Ao final do dia

É interessante fazer uma análise de como foi seu dia. Este será seu Pomodoro de Gravação e não deve durar mais do que 1 Pomodoro. Neste momento você deve se perguntar coisas como:

• Quantos Pomodoros realizei ao longo do dia?
• Qual período do dia (manhã/tarde/noite) foi mais produtivo?
• Quantas interrupções tive?
• Que tipos de interrupções (internas ou externas)?
• O que poderia fazer para tentar minimizá-las?
• Etc...

Francesco Cirillo, em seu livro A técnica Pomodoro, sugere transferir essas informações para uma planilha (em papel ou eletrônica), para que tenha um base de dados histórica. O que armazenar e quais métricas extrair vai depender de muitos fatores. Eu, por exemplo, gosto de acompanhar as seguintes métricas:

• Quantos Pomodoros investi desenvolvendo softwares;
• Quantos estive em reuniões;
• Quantos utilizei para estudar;
• Quantos eu anulei devido algum tipo de interrupção.

Acho interessante saber isso ao longo do dia e ao longo de semanas. Mas, particularmente, não vejo grande valor em manter isso por muito tempo. Você terá que estabelecer quais serão suas métricas, qual será o grau de detalhes e por quanto tempo quer mantê-las. Mas não se preocupe demais com isso logo no começo. Você pode adaptá-las conforme for praticando mais.

Resumo de um dia praticando a Técnica Pomodoro

Atividades Não Planejadas & Urgentes

Ao longo do dia aparecerão atividades não planejadas. Nesta situação você deve se perguntar duas coisas: esta atividade é urgente? E caso não seja urgente, precisa ser realizada ainda hoje?

Na maioria das vezes as ativadades não planejadas são menos urgentes do que parecem e respondendo estas duas perguntas, existirão 3 possibilidades de caminho para seguir:

• Caso a tarefa seja realmente urgente você deve, claro, parar e anular o Pomodoro que estiver realizando e atuar no problema em questão.
  • Exemplo: eu sou analista de sistemas e o projeto que sou responsável ficou indisponível em produção. Esta é uma atividade que exige minha total prioridade e atenção.
• Caso a tarefa precise ser feita ainda naquele dia mas possa aguardar alguns minutos, então você deve apenas anotá-la na seção Atividades Não Planejadas & Urgentes de sua lista de Tarefas do Dia. Essa anotação não deve tomar muito de seu tempo e, portanto, não precisa parar o cronômetro ou anular o Pomodoro atual. Quando o cronômetro tocar, você pode então analisar melhor a situação e, se for o caso, atuar nesta tarefa em seu próximo Pomodoro.
• Caso a tarefa em questão não seja urgente e também não precise ser realizada no mesmo dia, você pode apenas adicioná-la em seu Inventário de Atividades e continuar seu Pomodoro atual. Neste caso, também não é necessário parar o cronômetro nem anular o Pomodoro atual.

E se errar a estimativa?

Toda estimativa é apenas um chute e você vai errar com frequencia. Com o tempo passamos a errar menos, mas é impossível acertar sempre. Caso a quantidade de Pomodoros estimados para realização da tarefa não tenha sido suficiente, você deve estimar novamente. Desta vez tentando prever quantos Pomodoros a mais serão necessários para finalizar a tarefa.

Inicialmente você havia criado pequenos quadrados, um para cada Pomodoro estimado e feito um x dentro de cada um deles conforme os Pomodoros se passavam. Nesse caso, você deve usar pequenos circulos ao invés de quadrados. Assim, no final do dia, ficará fácil de visualizar quais tarefas você errou a estimativa.

Caso aconteça de ao finalizar todos os Pomodoros desta reestimativa você ainda não tenha terminado a tarefa, não tem problema. Siga o mesmo processo, mas desta vez, utilize triângulos. Assim também ficará claro no final do dia, durante o Pomodoro de Gravação, que você errou duas vezes as estimativas desta tarefa.

Se ainda assim não conseguir terminar a tarefa, é um forte sinal que você não está quebrando as tarefas o suficiente e, por isso, está com dificuldade em estimá-las. Na próxima vez, tente criar tarefas menores. O ideal é que a estimativa fique entre 1 e 5 Pomodoros. Caso fique acima deste valor, quebre a atividade em tarefas menores.

O cronômetro

O cronômetro deve estar visível o tempo todo. Existem inúmeras opções em formatos digitais: Apps para celular, sites, aplicativos para computador, etc. Mas segundo o autor da técnica, o ideal é um cronômetro físico: aqueles de cozinha mesmo. Ele estará sempre visível, é fácil de manipular e atende muito bem às necessidades para se praticar Pomodoro de forma eficiente.

Testei várias possibilidades e, para mim, o que funcionou melhor foi usar um cronômetro de cozinha para contabilizar os 25 minutos de cada Pomodoro e usar um cronômetro simples em minha pulseira/relógio para contabilizar os intervalos de descanso. Como normalmente eu trabalho em minha mesa e faço meus descansos fora dela, mantenho meu cronômetro físico na mesa e consigo ter um cronômetro em minha pulseira/relógio para contabilizar meus descansos sempre comigo.

Regra número 1: o Pomodoro é indivisível

Para ser considerado válido, um Pomodoro não pode ser interrompido: devem ser 25 minutos de puro trabalho/estudos. Ele não pode ser dividido. Não existe meio Pomodoro ou um quarto de Pomodoro! A unidade de medida é 1 Pomodoro.

Quando precisar interromper um Pomodoro (seja por uma interrupção interna ou externa), ele deve ser considerado nulo. Você deve anotar ao lado da tarefa que ocorreu uma interrupção, o seu tipo (interno ou externo) e a razão. Precisa então realizar uma nova pausa curta e voltar depois para começar o Pomodoro novamente. Não inicie um Pomodoro sem fazer a pausa antes.

Uma tarefa não pode ser feita em menos de 1 Pomodoro

Ao planejar o seu dia, a estimativa de cada uma de suas tarefas deve ser um valor entre 1 e 5 Pomodoros. Caso durante sua estimativa você encontre alguma atividade muito pequena que considere que vai demorar menos de 25 minutos, deve juntá-la com outras tarefas pequenas até que considere que a estimativa de conclusão some pelo menos 1 Pomodoro.

E se não conseguir terminar a tarefa antes do cronômetro disparar?

É quase impossível que suas atividades sempre terminem exatamente no momento em que o cronômetro dispara. Caso não tenha tido tempo de terminar a atividade, pare e faça uma pausa. Faça isso mesmo que falte pouco para finalizar a tarefa. Se o cronômetro disparou, você deve parar! Respire, faça sua pausa e volte para realizar mais um Pomodoro depois.

E se terminar a tarefa antes do cronômetro tocar?

Uma dúvida recorrente é o que fazer caso a tarefa atual tenha sido finalizada e ainda tenha vários minutos faltando para finalizar o Pomodoro. Este é um excelente momento para praticar o overlearning.

Sobreaprender (overlearning)

Durante o trabalho e estudos é importante revisar e repetir o que fez e o que aprendeu até o momento. Então quando terminar uma tarefa antes do cronômetro disparar, não mude para próxima tarefa. Ao invés disso, use estes minutos para revisar o que fez.

Como programador, é comum eu usar estes momentos para refletir sobre coisas como:

• Meus testes automatizados estão realmente contemplando todos os cenários?
• O que acabei de fazer exige que eu altere algo na documentação do produto?
• Será que não tem nenhum lugar que poderia refatorar para tornar o código um pouco mais fácil de ler?
• Tudo que fiz foi versionado?
• O projeto está compilando e todos os testes automatizados estão passando na pipeline?
• A última versão foi publicada em desenvolvimento?
  • Aproveito também para fazer testes de fumaça neste ambiente.

É incrível a quantidade de problemas que eu teria deixado passar se não fossem esses minutos a mais! Muitas vezes queremos partir logo para próxima tarefa, mas essa reavaliação da situação torna o resultado muito melhor. E o custo é muito baixo! Apenas alguns minutos finais do Pomodoro. E como ainda estamos com a atividade fresca em nossa memória, fica muito mais fácil fazer essas atividades neste momento do que deixa-las para outra hora.

E se sobrar tempo demais?

Às vezes temos uma tarefa que demora mais de um Pomodoro e ela acaba sendo finalizada logo no início de outro Pomodoro. Se for muito no comecinho e você achar que não vale a pena utilizar o resto do tempo praticando overlearning, eu recomendo anular (não contabilizar e nem terminar) este Pomodoro e, após fazer uma nova pausa curta, partir para a próxima tarefa.

Mas isso costuma ser bem mais incomum de acontecer do que parece. Muitas vezes opto por praticar o overlearning mesmo tendo bastante tempo ainda no Pomodoro e o resultado costuma valer a pena. Recomendo que experimente fazer isso.

O que fazer (e o que não fazer) durante os intervalos

Assim como durante os Pomodoros de 25 minutos é extremamente importante que você se mantenha focada o máximo possível, também é igualmente importante que durante os intervalos você se distancie o máximo possível do problema que está tentando resolver. Se estiver, por exemplo, implementando um software, tente não pensar na solução durante este tempo. Evite também quaisquer outras atividades que exijam muito esforço mental. Realmente descanse.

Você pode fazer qualquer coisa que quiser. Desde tomar um copo d’água, até meditar ou dormir! Cada pessoa deve encontrar a melhor forma de descansar e relaxar, mas recomendo que caso trabalhe sentada, use este tempo para levantar e sair da frente da tela do computador.

Eu, por exemplo, gosto de usar estes momentos para:

• Responder eventuais mensagens pessoais que tenha recebido;
• Me alongar;
• Fazer um pouco de atividade física;
  • Mantenho uma barra na porta do escritório, junto com um elástico que uso para fazer alguns exercícios;
• Buscar água ou fazer um chá;
• Olhar um pouco o Twitter.

E lembre-se que depois de 4 Pomodoros com intervalos curtos de descanso (de 3 à 5 minutos), você deve fazer uma pausa mais longa (entre 15 e 30 minutos). Os valores exatos das pausas variam de pessoa para pessoa e também do dia. Em dias que estou me sentindo mais cansado, adoto intervalos maiores. Quando me sinto bem disposto, adoto valores menores. Defino quais serão os valores (e quantos Pomodoros pretendo realizar) no começo do dia, durante o Pomodoro de Planejamento. Mas não esqueça de cronometrar as pausar e obedecer os intervalos. Assim que o cronômetro disparar, volte para fazer mais um Pomodoro de 25 minutos.

Benefícios

Muita gente se interessa pela técnica Pomodoro pois está buscando uma forma de ser mais eficiente e quer um processo para gerenciar melhor o tempo e otimiza-lo. Mas não acho que este seja o maior valor desta técnica. O que realmente me agrada nela é a sensação de paz, segurança e confiança que me trouxe. Lembra que contei lá no começo do artigo de quando o criador desta técnica sentiu um grande alivio assim que o primeiro Pomodoro havia sido realizado? É esta mesma sensação que tenho toda vez que termino um Pomodoro!

Sempre sofri com ansiedade e, junto com ela, muita dificuldade para enfrentar a procrastinação. Esta técnica contribui para a melhora destes dois aspectos da minha vida. Me sinto mais feliz e mais realizado. E como consequência, consigo ser mais eficiente. E o melhor: de uma maneira sustentável e saudável.

Qual a quantidade ideal de Pomodoros por dia?

Quando iniciei a prática desta técnica, fiquei bastante frustrado com a quantidade de Pomodoros que conseguia realizar em um dia. Eu trabalho das 8h às 17h (com uma hora de almoço). Assim, segundo uma lógica bastante ingênua, imaginei que poderia trabalhar da seguinte forma:

Se conseguisse manter esse planejamento trabalhando das 8 às 17h e com uma hora de almoço, conseguiria (em teoria) alcançar 16 Pomodoros ao longo dia, totalizando 400 minutos (16 * 25) ou aproximadamente 6,66 horas de trabalho totalmente focado por dia. Não me parecia tão extremo assim, afinal meu contrato de trabalho é de 8 horas por dia.

O problema é que este planejamento é totalmente irreal. Não somos máquinas! E minha função de analista de sistemas acaba causando bastante desgaste mental. E foi um grande choque de realidade quando nos primeiros dias eu percebi que não estava alcançando nem metade deste valor. Fazia em torno de 5 ou 6 Pomodoros por dia. Mas ao invés de me culpar ou ter vergonha disso, usei essa experiência para ver a realidade como ela é: eu só conseguia trabalhar de forma focada por poucas horas por dia. Em seguida duas perguntas vieram: como eu posso melhorar isso? E quantos Pomodoros é o ideal?

Confesso que, pelo menos até o momento, eu não consegui aumentar muito este valor. Cheguei a fazer 12 Pomodoros em alguns dias, mas no dia seguinte sempre estava mentalmente e fisicamente cansado e, para mim, seria insustentável transformar este valor em uma rotina no momento.

“Eu costumava pensar que poderia fazer 16 Pomodoros em um dia (são 'apenas' seis horas, afinal), mas a realidade me mostrou que oito é mais realista, já que a Técnica Pomodoro conta apenas o tempo focado.” - Henrik Kniberg.

Ler esta frase logo no prefácio do livro Pomodoro Technique Ilustrated me trouxe um alívio gigante! Eu não estava tão fora da curva assim. Trabalhar de forma focada pode ser muito desgastante!

Portanto, não se preocupe muito com a quantidade de Pomodoros que consegue terminar sem interrupções (internas e externas). Se preocupe em, inicialmente, anotar e seguir o processo e se concentre em observar tudo atentamente. Não se sinta mal se este número estiver abaixo das suas espectativas. E se por acaso ele for muito alto, preste atenção para saber se você não está trabalhando acima da sua carga. Mais importante do que ter um número alto de Pomodoros é encontrar o seu melhor ritmo sustentável de trabalho. E infelizmente não existe um número mágico: cada pessoa e cada tipo de trabalho vai ter um número ideal. Ainda assim este número pode variar (para mais ou para menos) ao longo do tempo.

Como continuar seus estudos

Deixei muita coisa de lado neste artigo. Preferi me focar no essencial para que você consiga experimentar a técnica e, caso julgue que vale a pena investir mais do seu tempo, recomendo que continue seus estudos através destes dois livros:

• A Técnica Pomodoro: livro do Francesco Cirillo, criador da técnica. Impossível falar sobre este assunto sem citar este livro. É uma leitura rápida e tranquila e irá abordar diversos outros tópicos que eu não falei neste artigo incluindo, por exemplo, como utilizar a Técnica Pomodoro em um time. Também entrará muito mais em detalhes de como registrar e acompanhar o seu avanço e muito mais.
• Pomodoro Technique Ilustrated (em inglês): sendo um livro da editora The Pragmatic Bookshelf, é bastante focado em pessoas desenvolvedoras de software. Se este for o seu caso, vale muito a pena complementar os seus estudos com este livro. São apenas 156 páginas e também é bem tranquilo de ler. O bacana é que logo no começo já faz algumas analogias com o universo do desenvolvimento ágil e tirou várias dúvidas que eu tinha sobre isso.

Como qualquer técnica, aprender a utilizar a Técnica Pomodoro exige um certo esforço e comprometimento. Adotá-la aos poucos pode ser uma boa estratégia. Não tenha pressa e divirta-se ao longo desta jornada!

Agradecimentos

Queria agradecer à Letícia Rosa pela ajuda na revisão do texto e criação dos exemplos dos documentos Tarefas do Dia e Inventário de Atividades. Muito obrigado!

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“Recorda: o Tempo é sempre um jogador atento
Que ganha, sem furtar, cada jogada! É a lei” - O Relógio, Charles Baudelaire.

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