Comment je m'organise ?

Hi english-speaker 👋, I know sometimes it can be difficult to understand French, so if anybody went (tell me in comment) I can try to write this post in English, I apologize in advance for my English 😂.

J'ai repris cet article de mon compte Medium, que vous pouvez retrouver juste ici

Je ne suis clairement pas le roi de l’organisation, et c’est justement ce constat qui m’a fait réfléchir sérieusement à comment je pouvais améliorer mon workflow.

Je suis étudiant en Développement Web mais à côté je lance quelques projets perso et parfois je réalise quelques contrats, j'ai donc vraiment besoin d'avoir un suivis clair de mes tâches à faire.

Dans le cadre de mes études nous devons effectuer divers travaux à rendre, rien de plus classique, j’ai donc également réfléchis à comment je pouvais mieux organiser mon emploi du temps ainsi que mes rendus.

Je travail sur un environnement pommé, donc première idée : Calendar

Calendar pour l’emploi du temps et la gestion de la todo.
Pourquoi pas Reminder pour la todo list ?
Je n’aime pas du tout ce soft, je ne le trouve pas pratique, à ce critère subjectif s’ajoute un problème beaucoup plus important :
La dispersion de mes données / tâches, je mettais comme rendez-vous sur le cours prochain le / les rendus pour ce dernier, une organisation simple qui permet en un coup d’oeil de savoir ce que j’ai à faire pour la semaine / pour le mois.

Mais si j’ai envie de gérer mes tâches d’une autre manière, sous forme de liste par exemple, je suis obligé de les ajouter manuellement à Reminder, cela fera doublons avec mon calendrier, au risque par la suite de me tromper de jour, de ne pas noter tous les détails etc.

Cette organisation est bonne, mais faillible, je me suis donc fixé pour objectif de trouver un logiciel proposant une fonctionnalité qui dites comme ça peut paraitre inutile, mais qui se révèle être essentiel : Pouvoir retrouver sous forme de liste les évènements écrit dans un calendrier.

J’étais plutôt satisfait du travail de Calendar, c’est pourquoi j’ai cherché comment synchroniser mes évènements avec une todolist d’un autre logiciel, en passant par IFTTT par exemple, dommage, il n’existe aucune recette pour le calendrier d’Apple, uniquement celui de Google. Il fallait donc que je trouve un logiciel tiers capable de regrouper une todolist et un calendrier et de les synchroniser facilement, j’ai commencé par les plus connu : Any.do, Todoist...

Triste constat mais, soit le logiciel ne propose tout simplement pas la fonctionnalité (on peut faire des trucs fous, mais pas synchroniser avec un calendrier), soit elle est disponible, mais c’est payant, car oui j’ai oublié de préciser que je cherchais un logiciel gratuit (ou en tout cas gratuit avec des fonctionnalités réduite).

C’est là qu’interviens : Notion

Notion, logiciel de prise de notes utilisés par beaucoup de gens dans le numérique, correspond parfaitement à ce que je cherchais, vous êtes libres de faire ce que vous voulez de vos pages, il peut être le petit outil pratique de prise de notes rapide, le super outil de gestion de temps (style diagramme de gantt), mais surtout ! Le super gestionnaire de tâches !

Voici donc comment je m’organise : J’ai créé une page que j’ai nommé très simplement “Trucs à faire”, qui de base était une page vierge, c’est à vous de la rendre génial !
Grâce à la fonctionnalité “changement de vue”, je peux également transformer ma liste en calendrier :

Notion n’étant pas un logiciel prise de tête, vous pouvez créer une multitude de manière de voir votre page, un calendrier, une liste de tâche, une timeline, un board (style Kanban comme ce que peut faire Trello), une galerie (pratique pour écrires des idées qui vous viennes par-ci par-là).

Ayant des besoins assez spécifique, j’ai voulu voir ce que Notion avait dans le ventre, j’avais la volonté de pouvoir cocher une checkbox pour signaler que la tâche est terminé, de pouvoir définir une date de “rendus”, un champ pour spécifier la matière attachée à cette tâche, un champ pour y mettre des pièces jointes (document fourni par les enseignants etc..), un espace pour y mettre une éventuelle URL de rendus, et également une grosse zone de texte pour détailler ma tâche, vous vous en doutez peut être, mais tout ceci est également possible avec Notion, vous pouvez définir des champs custom.

Passons maintenant en revue les autres fonctionnalités que j’adore dans Notion :

— Vous pouvez regrouper des pages les unes avec les autres, imaginons que vous faites un gros travail de recherche à plusieurs (car oui on peut bosser à plusieurs sur une page Notion), vous avez besoin d’être sûr de toutes les retrouver au même endroit, vous pouvez créer une “page de couverture”, et en ajouter d’autres, la première page faisant office de “Dossier”, pour cela rien de plus simple, un simple glisser déposer une page sur l’autre et hop elles sont rattaché.

— Le quick find, plutôt explicite, mais tellement pratique.

— Synchronisation entre tous vos appareils : une app iPad, une app iPhone, une app web tout est synchronisé !

— La multitude de possibilité d’import / export :

— Comme indiqué plus haut, on peut bosser à plusieurs sur une page Notion, et c’est vraiment cool, vous partagez un lien comme vous le feriez avec un Google Doc / Drive, si la personne a également installé Notion vous pouvez également l’ajouter via son adresse e-mail / pseudo, vous pourrez par la suite lui attribuer des droits (voir, éditer, commenter).

— On peut bosser à plusieurs sur Notion, mais on peut également suivre ce que font les gens qui bossent avec vous, avec les notifications qui vont bien pour ne rater aucune nouveautés.
Vous pouvez également mentionner des utilisateurs, commenter, marquer comme “Résolu”… (Et en cliquant sur le nom de la page vous serez automatiquement redirigé vers cette dernière à l’endroit où a été effectué l’action).

Et pour finir, la plus importante de toute, le logiciel est constamment mis à jour, ils ajoutent plein de trucs cool (la possibilité de créer des timelines par exemple) et corrigent ce qui pourrait nuire à votre expérience, ils sont également à l’écoute de la communauté, et ça, ça fait plaisir.

En bref, Notion, une très bonne découverte, un logiciel que j’utilise au quotidien pour mes prises de notes, pour la gestion de mes tâches / de mon temps, ultra pratique, fluide, ergonomique (et en plus il y a un darkmode 😍).