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Les 11 commandements pour rester zen avec un agenda bien rempli

jphi_baconnais profile image Jean-Phi Baconnais Originally published at jeanphi.baconnais.gitlab.io ・6 min read

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Les réunions sont des évènements réguliers de notre quotidien. Mais “trop de réunion tue les réunions” comme on dit souvent, surtout quand on ne respecte pas quelques règles. Sans cela, les réunions peuvent littéralement nous faire péter les plombs, générant une mauvaise ambiance dans les équipes et un ressenti personnel négatif. Cet article est un mélange de vécu et d'articles trouvés sur le net.

Quand on me propose une réunion

J'ai comme première intention de partir en courant et de ne pas y assister.

horror

Pourquoi ?

En regardant mon agenda je vois plein de "boites" remplies d'invités. Et le tout durant grand minimum 1h et bien plus souvent 2h. Une réunionite aigue comme on dit souvent. Entre les réunions projets, les réunions de département, les réunions RH on arrive vite à une surcharge de réunions.

Comment se déroule une journée ?

On arrive le matin, tranquille, on prend son petit café, tranquille, et on attaque la première réunion vers 9h30. Tout va bien !

ok

Cette première réunion se passe normalement mais à 10h, l'heure de fin initialement prévue, la réunion n'est toujours pas finie.

Deux options :

  • Soit je pars discrètement tout en sachant que se lever de sa chaise, quitter la salle n'est pas tellement discret.
  • Soit j'attends patiemment la fin de la réunion.

horror

Je reste poli et prend l'option numéro 2, je patiente tout en préparant dans ma tête l'excuse de retard pour ma prochaine réunion.

La réunion se termine

La réunion se termine, j'enchaine la seconde réunion, en audio cette fois-ci. Je me dis que finalement, 10 minutes de retard ce n'est pas la fin du monde, je rattraperai surement le retard et avec un peu de chance, ils ont juste présenté le sujet de la réunion (que je connais déjà ... enfin c'est ce que j'imaginais).

Sauf qu'en fait ...

J'ai raté l'introduction et le contexte de la réunion, pas grâve j'assume ! Mais pas que ... Je me suis poliement présenté et j'ai annoncé mon arrivée en saluant les personnes que je n'avais pas encore vu / eu en réunion. Donc clairement, j'ai interrompu la présentation de l'introduction, et comme il y avait des informations fraiches, le présentateur a du recommencer sa présentation. Merci qui ? Merci Bibi !

La réunion se poursuit (plus ou moins bien en fonction des réunions), et malheureusement, elle finit plus tard que prévue ...

Deux options :

  • soit je pars discrètement, c'est en audio donc mon départ sera plus discret qu'une réunion physique
  • soit j'attends patiemment la fin de la réunion.

horror

Je reste poli et prend l'option numéro 2, je patiente tout en préparant dans ma tête l'excuse de retard pour ma prochaine réunion.

Sauf qu'en fait ...

J'ai raté l'introduction et le contexte de la réunion, pas grâve j'assume ! Mais pas que ... Je me suis poliement présenté et j'ai annoncé mon arrivée en saluant les personnes que je n'avais pas encore vu / eu en réunion. Donc clairement, j'ai interrompu la présentation de l'introduction, et comme il y avait des informations fraiches, le présentateur a du recommencer sa présentation. Merci qui ?

La réunion se poursuit (plus ou moins bien en fonction des réunions), et malheureusement, elle finit plus tard que prévue ...

Deux options :

  • soit je pars discrètement, c'est en audio donc mon départ sera plus discret qu'une réunion physique
  • soit j'attends patiemment la fin de la réunion.

Je reste poli et prend l'option ... oui j'ai compris c'est l'option numéro 2 qui est choisie ! Cette situation est vue et revue !

Retour vers le futur

Fin de la journée, ouf !

La journée se termine, (soupir), la suivante s'annonce aussi pationnante (soupir)... et le sur lendemain aussi, etc, etc.

Cela nous impacte-t-il ?

Bien sur !

Cela peut se faire ressentir par plusieurs critères visibles (ou non) ;

  • Nervosité
  • Angoisse
  • Sentiment de courir après la montre toute la journée
  • Tensions entre les collaborateurs. Un petit jeu sympa est d'imaginer les personnes en retard à la réunion que vous organisez ou participez, vous verrez cela permet de savoir si on connait bien les collègues ! 😀

Stop ! Stop

Les 11 commandements

Les 11 commandements

Voici 11 commandements à respecter si vous menez une réunion, et je vous conseille de faire passer le message aux organisateurs de réunion.

1 - Ma présence est-elle utile dans la réunion ?

Ma présence est-elle vraiment utile ? Cela peut faire sourire mais il faut vraiment se poser la question. A quoi bon d'aller à une réunion où on a l'impression de ne servir à rien si ce n'est perdre du temps et se sentir inutile.

2 - Fixer les objectifs de la réunion

Au tout début de réunion, fixez les objectifs et présentez les rapidement. Cela permettra à votre auditoire d'avoir une idée de tous les points à voir dans ce créneau. Le "must" serait de les renseigner préalablement dans l'invitation de la réunion. Les invités pourront alors préparer les sujets et éventuellement voir si leur présence est utile.

3 - Arriver à l’heure

C'est bête mais si on arrive à l'heure, cela permet de commencer une réunion à l'heure, et je l'espère, finir à l'heure. En tant qu'organisateur, pourquoi terminer une réunion à l'heure alors qu'elle a commencé 15 minutes en retard ?

4 - Alléger les documents présentés

La présentation des documents ne doit pas être un supplice. Avoir un document allégé en contenu est une bonne pratique.

5 - Préparer sa réunion

Préparer sa réunion est pour soit un fait agréable et rassurant. Pour les organisateurs cela rend plus fluide la présentation de documents ou de schémas.

6 - Timeboxer les sujets de la réunion

Quand plusieurs sujets sont à évoquer dans la même réunion, il est bon de positionner un temps d'échange pour chaque sujet. Ainsi cela permettra de changer de sujet une fois le délai réparti et de terminer la réunion dans les temps.

7 - Accepter de ne pas pouvoir clôturer un sujet dans le temps prévu

Une fois le timeboxing mis en place, cela vous arrivera surement d'arriver au bout du temps imparti sans pour autant avoir de réponses ou d'actions. Vous pourrez alors décider d'une autre date de réunion, ou de prolonger pour une durée fixe un nouveau temps d'échange.

8 - Prévoir un temps pour clôturer la réunion et résumer les actions ou informations prises dans la réunion

Prévoir un temps de conclusion quelques minutes avant la fin de la réunion. Cela permettra de clarifier et rappeler ce qui a été dit lors de la réunion et de positionner des acteurs sur les actions. Cela permet également de préparer des notes pour le compte rendu de la réunion (si ce n'est déjà fait) et de l'envoyer dans la foulée.

9 - Faire une pause entre les réunions, même de 5 minutes

Si possible, ne pas clôturer les réunions sur une heure fixe, genre 10h ou 15h mais plutôt 9h55 ou 14h55. Cela permettra de faire une pause de 5 minutes avant la prochaine réunion et d'arriver à l'heure à la suivante.s

10 - Si on arrive en retard (oui c’est possible quand même), arriver discrètement et/ou laisser un mot sur le tchat

Si malgré toutes ces préconisations, vous êtes en retard, faîtes vous tout simplement discret en laissant un mot dans le tchat lors des audios.

11 - Respecter les 10 premiers commandements

Le dernier conseil est de bien respecter les 10 précédents commendemants ! 😆

Merci de votre lecture.

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