Se tem uma coisa que eu corro atrás há anos é em ser organizado em relação aos meus afazeres, anotações, arquivos, e coisas do tipo.
Sempre que eu achava estar em um sistema ideal, ou sentia muita fricção em continuar, ou ocorria algum evento que deixava escancarado as falhas desse meu sistema.
Há tempos venho seguindo autores do assunto, através de blogs, vídeos e livros, mas dificilmente parei e tentei adaptar uma metodologia a minha realidade.
Hoje, depois de muito se ouvir falar sobre David Allen e o método GTD, com seus inbox e contextos, sinto que de fato encontrei algo que me auxilia, não cria uma barreira de uso, e, o mais importante, é capaz de fazer minha caneca de fato descansar.
Sua capacidade de gerar energia é diretamente proporcional à sua capacidade de relaxar - David Allen
Claro que, tive que adaptar certos conceitos e cerimônias do GTD para minha realidade, porém certos itens que considero essenciais tentei não mexer:
Captura
Neste passo, todo e qualquer item deve ir pra caixa de inbox respectiva - no meu caso, trato meu inbox digital sendo a Caixa de Entrada do Todoist e meu inbox físico sendo uma simples vasilha de plástico no escritório - basicamente servindo como, literalmente, uma caixa de entrada, aguardando para ser processada.
Processamento
Nesse passo eu basicamente juntei 2 passos em 1 só, o Esclarecer e o Organizar.
Novamente, esse é um sistema adaptado pra minha realidade, e minha realidade não é de muitos itens nas inboxes onde demandariam 2 passos para definir, categorizar e mensurar os itens.
Portanto, nesse passo é onde defino para onde o item deve seguir:
- Lista de tarefas com data de conclusão caso seja uma tarefa possível de ser realizada antes, que não esteja totalmente atrelada a um horário e um dia. Ex.: tirar o lixo; marcar tosa do cachorro com o petshop; responder email da faculdade (e se possível um link ou referência do e-mail que é preciso a resposta);
- Caso seja um compromisso com gora e local marcado, vai para o calendário. Ex.: exame na sexta às 10hrs; tosa no petshop no sábado às 14hrs;
- Existem também tarefas rápidas, quick wins, que demoram menos de 1 ou 2 minutos para realizá-las, nesse caso, já procuro realizar no momento, assim, acabam nem mesmo indo para a pista de tarefas;
- Existem tarefas que não fazem mais sentido, por ter passado do prazo, não se encaixar mais, nesse caso, ela é totalmente descartada;
Engajamento
Este é o momento da ação propriamente dita. Escolher o que fazer nesse momento e confiar que é a escolha certa são a chave nesse passo.
Para determinar qual a tarefa vou realizar naquele momento, levo em consideração fatores como:
- tempo disponível;
- o contexto em que me encontro (pode ser um local, um nível de energia, determinada parte do dia);
- prioridade da tarefa;
Revisão
Este um processo tão quão importante, porém deixado bastante de lado. Realizo ele apenas 1 vez na semana, geralmente pouco antes de me preparar para a semana seguinte.
A mensuração de progresso, seja em tarefas de projetos maiores ou em tarefas importantes do dia a dia, é bastante importante para que se tenha uma noção de se o sistema está de fato sendo útil para as necessidades ou se precisa de algum tipo de ajuste.
Vários ajustes que fiz no meu processo, foram feitos nesse passo, quando finalmente eu percebia a quantidade de itens que entravam na minha, porém poucos saiam. Assim fui criando meios e consciência, principalmente, para determinar o que de fato é uma tarefa alinhada com meus objetivos, e o que é apenas um desejo.
Depois de muito sofrer, hoje sigo esse sistema de gerenciamento de tarefas. Não é perfeito, ainda existe lacunas, não sigo à risca conceitos do GTD, porém esse é o que mais me fez seguir “à risca”. Com poucas barreiras, e sendo relativamente simples, me sinto confortável em utilizar ele para cada coisa que chega até mim, brota na minha mente ou algo do tipo, e, o mais importante, sinto que posso confiar completamente nele.
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