Yasuhiro Matsuda for AWS Community Builders

Posted on Mar 27

JAWS DAYS 2024参加体験記

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2年ぶりに実行委員を努めることになりましたJAWS DAYS 2024の参加体験記です。

経験者視点での今年のJAWS DAYSの特徴でも書かせていただいていますが、前回は初めて参加したJAWS DAYS 2021でオンラインで実行委員もつとめました。

JAWS DAYS 2021で同じくセッション班を担当いただいたCommunity BuilderのMichael Tedderさんと一緒に今回もセッション統括を担当しました。

今年に入ってからヘルプでJAWS DAYS 2024実行委員会にジョインすることとなり、前回と同じくオンラインでの打ち合わせが中心でしたが、今回はオフラインでの開催ということもあり、活動を通じてオンラインでは気にしなかった視点での気づきが多いイベントでした。

私が関わった範囲で記載していますが、大規模イベントを運営される方はぜひご参考にしていただけたらと思います。

セッションごとの座席数の偏りに対する配慮

オフラインイベントだからこそ発生する物理的な制約になります。タイムテーブルにも記載がありますが、今回は5セッション＋1ワークショップセッションの6セッション同時並行で開催しました。

JAWS DAYS 2021と同じく6セッションではあったものの、オンラインと異なりワークショップセッションを除くと、140席〜200席とばらつきがある中で、スポンサーいただいている方のセッション、Cfxのセッションなど割り振り基準を明確にして不公平感がない運用に苦労しました。

セッションごとの割り振りは、

としましたが、明確に分けることが難しく、また当日蓋を開けてみれば、人気のあるセッションで通路にまで人が溢れてしまうなど発生してしまいました。
セッションのテーマは打ち出ししても良かったなと思いつつ、ばらつきが出てしまう点は改善策が見出しづらいなと感じています。

会場スペースの制限もあるため、参加者人数はオンラインと違い、事前に人数を決めて有償チケットで募集をしましたが、ランチの時間帯にどれくらいの方が参加されているのか、懇親会の時間帯までどれくらいの方が残られるのかが全く予想つきませんでした。

また好みやアレルギーの問題など考慮すべき点があるというのもオフラインイベントだからこその考慮事項でした。

とはいえ、お金を払って参加していただいているのにお弁当がないということは避けなければならないため、お弁当は十分量を、懇親会は予算と見込み参加者数を考慮して発注量を決定しました。

結果として、ランチはかなりの量が残ることとなり、２種類用意したお弁当を食べ比べしていただいた方もいましたが、皆様のご協力もありフードロスすることなく、おもてなしができました。

一方で懇親会はたくさんの方に残っていただき、飲み物は十分量ご用意ができていましたが、食べ物がほとんど残らなかったりと物足りないと感じられた方も多かったかと思います。

カバー写真は懇親会後の集合写真です。久しぶりのオフラインイベントということで多くの方に楽しんでいただけました。

今年1月に能登半島地震があり、イベント開催直前にも千葉県での地震が続いたこともあり、地震をはじめ想定される様々な問題に対して、事前に対応策を実行委員会で検討できたことでスムーズな運営を行うことができました。

JAWS DAYS 2021ではオンライン開催ではありましたが、懇親会時に地震が発生し、懇親会を中止した経緯があります。このような経験が今回のリスク管理マニュアルの策定につながったものと感じています。

オフラインイベントだからこそあるセッションの入れ替えの時間約10分間の時間を活用して、会場の注意事項やアンケート回答のお願いなど様々なスライドをローテーションで流していました。

多くの実行委員でミーティングを重ね、より良いイベントにするためのアイディアから出たものでした。

統一的なイベントを演出するために、スポンサーセッションの方を含め実行委員で用意したスライドテンプレートを可能な限り活用いただくように登壇者の方にお願いしました。
皆様のご協力のおかげで皆さんにスライドテンプレートを使っていただくことができ、一体感を出すことができました。

JAWS DAYS 2021ではスポンサーセッションでバラバラだったこともあり、前回の課題に対応することができました。

JAWS DAYSという日本で最大のJAWS-UGのイベントに２回もかかわることができ非常に感謝しています。オフラインイベントの熱量はオンラインイベントとは比較にならないものでした。

一緒にイベントを成功させるために活動された実行委員の皆様、ボランティアスタッフの皆さん、そして参加いただいた皆様と関わる機会が得られて非常に良い経験を得ることができました。